2017-01-28 General Assembly

APPROVED

Logo Wikimedia Belgium

Wikimedia België vzw (WMBE)
Ondernemingsnummer BE 0563.775.480

Date: 28 January 2017
Time: 13:00
Venue:

WTC Tower 1 - 25th floor (Office "Constant")

Boulevard Albert II / Koning Albert II-laan 30

(ingang Willem De Mol straat)

B-1210 Brussels

Formal Agenda

de fr nl

Opening of the Annual Statutory Meeting of the General Assembly Wikimedia Belgium .

The Annual Statutory Meeting of the General Assembly Wikimedia Belgium has to be conducted in Dutch (legally) with translation..

Counting the number of votes and determination of the quorum, matters of membership.

Annual report and year accounts by the directors, discharge of the directors (see summary reports below).

Election of new the directors
- During the board meeting of 5 December 2015 it was decided to reduce the number of board members to 6.
- Following boardmembers remain in function:
  - Loraine
  - Robin
- Per the statutes, the president needs to be re-elected every year and board members every two years. The following board members are candidate for re-election:
  - Alberto
  - Geert
  - Romaine
- No new candidate board members
There are no proposals to change the statutes

Presentation on activities and budgets for fiscal year 2017

Registratie van de deelnemers

Aanwezig:

Effectieve leden:
- Bestuur: Geert, Romaine, Loraine, Robin, Alberto
- Andere: Dimi
Toegetreden leden: Spider (Vadim Zaytsev), Andra Waagmeester

Inleiding. Welkom.

De voorzitter geeft uitleg over toegetreden leden, effectieve leden en stemgerechtigde leden.

Zijn er toegetreden leden die effectief lid willen worden? Aanvaarding van nieuwe effectieve door de Board; de beide aanwezige toegetreden leden (Vadim en Andra) zijn hierbij toegelaten als effectief lid.

Bepalen van de meerderheid

Volmachten: 1 (via email) aan de voorzitter
Aantal stemgerechtigden + volmachten: 9
Gewone meerderheid: 5

Overzicht door de voorzitter

Overzicht activiteiten 2016

Just for the Record in de Nationale Bibliotheek.
Brussels Writing weeks.
Wiki Loves Art.
Wiki Loves Monuments.
Prijsuitrijking in KIK-IRPA.
Goedkeuring Freedom of Panorama in het parlement.
Brieven naar Ministers ivm FoP en copyright.

Communicatie naar onze leden toe

We hebben 62 leden. De betrokkenheid van onze leden en de communicatie naar hen toe kan verbeteren.

Nieuwsbrief
Krant, radio, TV
Mailing list
Twitter

Financiën

Verandering van schatbewaarder.
Verandering van bankrekening.
Financiële audit en controle.
Nieuwe procedure voor het goedkeuren van onkostennota's.
Opvolging van betalingen.
Betalingen uitsluitend via onkostennota, met kasticket, en op bankrekening.
Rapportering t.o.v. WMF.
Rapportering t.o.v. overheid.

Financiële rapportering

Wikimedia Foundation -> project-gerelateerde rapportering
Belgische overheid -> statutaire rapportering

Overview of past activities

Financial report

Inkomsten.
Lidgelden. Uitnodiging om lidgeld te betalen. De voorzitter heeft het voorbeeld gegeven.
Giften - HP Interex Belgium 593,63 €
Grants van de Foundation.
Uitgaven

Details

Financial report for 2016 (for the Wikimedia Foundation)

Jaarrekening 2016

Jaarrekening - Belgische wet op vzw.

Bijlage B: Genormaliseerd minimaal schema van de staat van ontvangsten en uitgaven

UITGAVEN	Bedrag	ONTVANGSTEN	Bedrag
Goederen en diensten	Nihil	Lidgelden	100,00 €
Bezoldigingen	Nihil	Schenkingen en legaten	Nihil
Diensten en diverse goederen	9.528,37 €	Subsidies	11.380,00 €
Andere uitgaven	Nihil	Andere ontvangsten	593,63 €
Totaal uitgaven	9.528,37 €	Totaal ontvangsten	12.073,63 €

Bijlage C: Inventaris van Activa, Rechten, Schulden en Verbintenissen

1. Samenvatting van de waarderingsregels (art. 6)

Door de leden of derden ter beschikkinggestelde goederen worden gewaardeerd als 0.00
Duurzame investeringsgoederen aangekocht worden gewaardeerd tegen aanschaffingswaarde
Alle duurzame investeringsgoederen worden per definitie afgeschreven op 5 jaar
Uitgenomen ICT materiaal dat wordt afgeschreven op 3 jaar
Afschrijvingen worden geboekt op 31/12 van het boekjaar

2. aanpassing van de waarderingsregels (art. 7)

Nihil

3. bijkomende inlichtingen (art. 11)

Alle opgenomen kosten en financiele verrrichitngen hebben betrekking op het boekjaar dat begint op 1 januari en eindigt 31 december .

4. Genormaliseerd mimimaal schema van de staat van het vermogen (art. 14)

BEZITTINGEN	Bedrag	SCHULDEN	Bedrag
Onroerende goederen	Nihil	Financiele schulden	Nihil
Machines	Nihil	Schulden tegenover leveranciers	Nihil
Roerende goederen en rollend materieel	Nihil	Schulden aan leden	Nihil
Voorraden	Nihil	Fiscale, salariële en sociale schulden	Nihil
Schuldvorderingen	266,16 €
Geldbeleggingen	Nihil
Liquiditeiten	13.819,65 €
Andere activa	Nihil	Andere schulden	228,56 €
RECHTEN	Bedrag	VERPLICHTINGEN	Bedrag
Beloofde subsidies	Nihil	Hypotheken en hupotheekbeloften	Nihil
Beloofde schenkingen	Nihil	Gegeven waarborgen	Nihil
Andere rechten	Nihil	Andere verbintenissen	Nihil
Totaal tegoeden	14.085,81 €	Totaal schulden	228,56 €

5. Belangrijke rechten en verplichtingen die niet in geldelijke middelen kunnen worden uitgedrukt (art 14)

Nihil

Vote to discharge the Board

The financial report for the fiscal year 2016 has been unanimously approved by the General Assembly meeting Jan 28rd 2017.

The discharge of the directors for fiscal year 2016 has been unanimously approved by the General Assembly meeting Jan 28rd 2017.

Verkiezing van het nieuwe bestuur

Robin en Loraine stemden in om Board member te blijven
De algemene vergadering hernieuwt unaniem het mandaat van Alberto, Romaine en Geert

Het bestuur blijft aldus ongewijzigd. Hierdoor moeten we geen nieuwe publicatie in het staatsblad doen.

Projects and activities 2017

Brusselse schrijfweek.
Samenwerken met culturele instellingen.

We roepen onze leden op om dit mede te organiseren.

Budget 2017

meta:Grants:Project/WM_BE/Public_facing_activities_2017

Bepaalde kosten zoals voor het vertalen van documenten werden niet weerhouden door de WMF. Voor 2018 kunnen we mogelijks evolueren naar een Simple APG. Hiermee moet het eenvoudiger zijn om een jaarbudget te kunnen goedkeuren. Maar hiervoor moeten we t.o.v. van de WMF kunnen aantonen dat de vereniging en het bestuur voldoende stabiliteit, transparantie, vertrouwen en controle hebben.

Rondvraag onder de leden

Culturele instellingen b.v. Koning Boudewijnstichting laten vzw toe om belastingsattesten uit te reiken voor kortlopende culturele en/ofe erfgoed projecten van maximaal 1 jaar.

Europe 2020
Wikipedia/wikidata

Academic involvement with 5 parties. Coding Da Vinci, example from Germany.

Merchandise e.g. T-shirts. Avoid import taxes by producing locally.

Projects and budgets with other organisations. Second person from WMBE. Other organisation workforce involvement.

In kind funding by other organisations.

Sparql course with paying participations and with pay in kind:

Bring your own data

Andere projecten.

2018? http://www.2014-18.be/

Victor Horta

Constant

De aanwezige leden werden bedankt voor hun aanwezigheid. De algemene vergadering werd afgesloten om 17:00.

Board meeting

Directly after the General Assembly, a short board meeting followed. During the board meeting the board decided that Geertivp will again be the president and all other roles in the board remain also the same.