VZW administratie

Dit artikel dient ter voorbereiding van de statuten en de administratie voor de oprichting en de statutaire wijzigingen van Wikimedia Belgium.

Na overleg met vrijwilligers uit Luxembourg op 30 november 2012 kwamen we overeen dat we het aan hen overlaten om een zelfstandige organisatie op te richten. Natuurlijk zijn zij welkom op onze activiteiten, net zoals andere chapters of user groepen.

Oprichting

Statuten

Voor de huidige versie zie: Statuten. Een eerste versie is nagelezen door VSDC (Vlaams Studie- en Documentatiecentrum voor v.z.w.' s). Een tweede versie is aangemaakt in onderling akkoord op de Edit-a-thon in Leuven, op 29/06/2013. Een volgende versie zal voorgelegd worden op een vergadering met VSDC de eerste helft van juni 2013. Hiervoor zullen we 205 € moeten betalen... dit is beter dan te blijven 90 € te betalen per nazicht...

Intern reglement

Het intern reglement moet worden goedgekeurd op de eerstvolgende algemene vergadering.

Taal

Statuten kunnen volgens de Belgische wetgeving in het Nederlands of het Frans. We kiezen er voor om de statuten enkel te publiceren in het Nederlands om de volgende redenen:

Het is goedkoper (slechts één keer registratiekosten, geen vertaling)
Geen tegenstrijdigheden tussen de beide landstalen
1 taal volstaat voor de wetgeving
Het is eenvoudiger; minder administratie

Tevens als we later de statuten/benoemingen moeten aanpassen (wat zeker zal gebeuren) zullen we maar 1 enkele versie moeten aanpassen (en opnieuw laten registreren).

We moeten er wel mee rekening houden dat we subsidies en fiscale vrijstellingen willen kunnen ontvangen in de beide landsdelen, en dat we willen samenwerken met alle culturele instellingen in België. Daarom is het belangrijk op de naam van de vereniging te vermelden in de 3 landstalen.

Engels heeft geen enkele rechtsgeldigheid in België, maar zal wel nodig zijn om goedkeuring te krijgen van de Wikimedia Foundation. Voorafgaandelijk aan de officiële registratie in België moeten we het akkoord van de Foundation vragen.

Naar de leden toe gebruiken we de volgende talen: Nederlands, Frans, Duits. We gebruiken ook Engels omdat:

Er zijn heel veel buitenlanders in Brussel
De Wikimedia Foundation is een internationale organisatie

Benaming van de vereniging

Zie Verplichte vermeldingen op uitgaande documenten.

Vestiging

Het is volgens de Belgische wetgeving verplicht om een officieel adres te hebben (bij voorkeur in Brussel om taalkwesties te vermijden).

Een postbus is niet toegelaten als officieel adres.

We denken om eventueel een kantoor te huren (met telefoon, secretariaat, en vergaderruimte). Dit heeft als voordeel dat we eenvoudig kunnen worden geïnformeerd/gecontacteerd.

Oprichters en bestuursleden

We hebben een lijst nodig van kandidaat oprichters. Uit de oprichters zal een Voorzitter en een eerste Bestuursorgaan worden gekozen.

Publicatiekosten Griffie

De publicatiekosten moeten voorafgaand betaald worden aan de ondernemingsrechtbank.

Bij indiening van het dossier voegt u het betalingsbewijs bij de stukken die u wilt laten publiceren.

Indienen van de oprichting kan nu ook elektronisch (via E-griffie + E-identity card); wijzigingen blijven manueel. Een aangifte ter plaatse is handiger om fouten te vermijden.

http://justitie.belgium.be/nl/nieuws/persberichten/news_pers_2012_08_07.jsp?referer=tcm:265-194099-64

http://www.belgium.be/nl/nieuws/2012/news_vzw_online_oprichten_via_e_griffie.jsp?referer=tcm:117-194232-64-a4

https://www.egriffie.be/evzw/nl/homepage (enkel oprichting, geen statuutswijzigingen)

VSDC

Zie VSDC.

Verzekeringen

Vrijwilligersregister, te verkrijgen bij VSDC tegen 15 €.

Welke verzekeringen moeten we aangaan? Later verder uit te werken.

Ledenregister

We moeten verplicht een register van effectieve leden aanhouden, te bewaren als intern document (effectieve leden).

Aangesloten ledenlijst is zeer nuttig, maar niet wettelijk verplicht.

Hierbij moeten we voldoen aan de regels voor GDPR.

Voorwaarden voor erkenning tot afleveren van Belastingsattesten

Main article: giften met belastingsvermindering

Jaarlijkse financiële aangifte

Er wordt onderscheid gemaakt tussen: Kleine – middelgrote – grote VZW.

Kleine VZWs (we zullen zeker starten als kleine vzw) kunnen jaarlijks een vereenvoudigde boekhouding indienen (inkomsten en uitgaven, balanstotaal, begroting).

Main article: general ledger