2016-01-23 General Assembly
| APPROVED |
General Assembly (GA)
- Date: 23 January 2016
- Time: 13:00
- Venue:
- WTC Tower 1 - 25th floor (Office "Constant")
- Boulevard Albert II / Koning Albert II-laan 30
- B-1210 Brussels
- Agenda
Formal Agenda
- Opening of the Annual Statutory Meeting of the General Assembly Wikimedia Belgium
- The Annual Statutory Meeting of the General Assembly Wikimedia Belgium has to be conducted in Dutch (legally) with translation.
- Counting the number of votes and determination of the quorum, matters of membership
- Annual report and year accounts by the directors, discharge of the directors (see summary reports below)
- Election of new the directors
- During the board meeting of 5 December 2015 it was decided to reduce the number of board members to 6.
- following boardmembers remain in function
- Geert van Pamel, Secretary
- Romaine, GLAM and Project Coordination
- Derek Giroulle, Treasurer
- Alberto Fernandez Fernandez
- Following boardmembers do not stand for reelection
- Maarten Deneckere, President
- Dimitar Dimitrov, Liaison International Institutions
- Antoine Motte dit Falisse, Vice-President
- Following people are candidate for board member (2 vacancies)
- There are no proposals to change the statutes
- Presentation on activities and budgets for fiscal year 2016
- Preparation Budget/Grant 2016 S2 : Wikimedia Belgium members or volunteers who have project plans, suggestion or comments for the next semester budget
- End of the formal part of the General Assembly
Overview of past activities
Financial report
The startup grant for WMBE was a personal grant by Maarten and Dimi
| Grants | Amount Granted | Amount spent | Activity report | |
|---|---|---|---|---|
| 2015 First semester | ||||
| m:Grants:PEG/WM_BE/Budget_2015_H1 m:Grants:PEG/WM_BE/Budget_2015_H1/Report | €7,810.00 | € 3,935.00 | Report_of_1st_semester | |
| 2015 Second semester | ||||
| unapproved budget | 0.00 | 0.00 | ||
| m:Grants:PEG/WM_BE/Budget_2015_H1/Remaining_funds | € 3.875.00 | €4,225.00 | ||
| Ongoing Grants and projects | ||||
| m:Grants:PEG/WM_BE/Wiki_Loves_Art_2016 | 16,150.00 | m:Grants:PEG/WM_BE/Wiki_Loves_Art_2016/Report/Interimreport_dec2015 | ||
- Official Balance sheet 2015
(for fiscal autorities)
| Vereenvoudigd model Inventaris voor kleine VZW's / Inventory for Non-profit Associations (official simplified model) | Boekjaar 2015 / Fiscal year 2015 | WIKIMEDIA BELGIUM vzw | |
|---|---|---|---|
| Troonstraat 51 1050 Brussel | |||
| Bijlage B: Staat van ONTVANGSTEN EN UITGAVEN : / Income and expenses | |||
| UITGAVEN / Expenses | Bedrag - Amount | ONTVANGSTEN / Income | Bedrag - Amount |
| Goederen en diensten / purchases of merchandise | Nihil | Lidgelden / member contrib. | 10.00 € |
| Bezoldigingen / salaries | Nihil | Schenkingen en legaten / financial gifts | Nihil |
| Diensten en diverse goederen / expenses | 14,713.91 € | Subsidies / Grants | 25,460.00 € |
| Andere uitgaven / other disbursements | Nihil | Andere ontvangsten / other receivables | 32.00 € |
| Totaal Uitgaven / Expenses | 14,713.91 € | Totaal inkomsten / Income | 25,502.00 € |
| Bijlage C: Inventaris van Activa, Rechten, Schulden en Verbintenissen / Inventory of Assets, entitlements, debts and contracts | |||
| BEZITTINGEN / assets | Bedrag - Amount | SCHULDEN / debt | Bedrag - Amount |
| Onroerende Goederen / real estate | Nihil | Financiele schulden / financial debt | Nihil |
| Machines / machinery | Nihil | Schulden tegenover leveranciers / debt to suppliers | Nihil |
| Roerende goederen en rollend materieel / other assets | Nihil | Schulden aan leden / debt to members | Nihil |
| Stocks | Nihil | Fiscale en sociale schulden / debt to public autorities | Nihil |
| Schuldvorderingen / entitlements | Nihil | ||
| Geldbeleggingen / financial assets | Nihil | ||
| Liquiditeiten / Bank Account | 11,894.39 € | ||
| Totaal tegoeden / assets | 11,894.39 € | Totaal schulden / debt | Nihil |
| Verduidelijkingen inzake waarderingsregels ( legal comments) | |||
| 1- Samenvatting van de waarderingsregels |
| ||
| 2- aanpassing waarderingsregels | Nihil | ||
| 3- bijkomende inlichtingen (art 14) | alle opgenomen kosten en financiele verrrichitngen hebben betrekking op het boekjaar dat begint op 1 januari en eindigt 31 december . | ||
| Belangrijke rechten en verplichtingen die niet in geldelijke middelen kunnen worden uitgedrukt (art 14) | – - - - - - - - - - - - - GEEN - - - - - - - - - - - - | ||
- Details of Income and Expences ( by category)
| Income and Expenses | Description | Income | Expenses |
|---|---|---|---|
| Income | Total | 25,502.00 € | |
| Membership contributions | 10.00 € | ||
| Participation form other chapters | 1,500.00 € | ||
| Fees from third parties | 32.00 € | ||
| Grants WMF | |||
| 2015 H1 | 7,810.00 € | ||
| WLA2016 | 16,150.00 € | ||
| Expenses | Total | 14,713.91 € | |
| Gen. Assbly | 93.08 € | ||
| Board meetings | 923.64 € | ||
| Project days | 345.71 € | ||
| Administration cost | 281.68 € | ||
| Website & communication | 165.23 € | ||
| Micro grants | 238.30 € | ||
| Conferences | 1,940.16 € | ||
| Samenwerking met WMNL | 599.86 € | ||
| Fosdem | 42.04 € | ||
| Soima | 4,190.10 € | ||
| Printing | 5,894.11 € |
Vote to discharge the Board
The financial report for the fiscal year 2015 has been unanimously approved by the General Assembly meeting Jan 23rd 2016.
The discharge of the directors for fiscal year 2015 has been unanimously approved by the General Assembly meeting Jan 23rd 2016.
Composition of new Board
In the board meeting of 5 December 2015 it was decided to limit the number of board members to 6.
Planned projects
Future activities
Participants
Verslag van de algemene vergadering Wikimedia België van 23 januari 2016
Wikimedia België vzw (WMBE) Ondernemingsnummer BE 0563.775.480
Aanwezigheden
- 11 effectieve leden: Derek, Geoffrey, Stefano, Dimi, Alberto, Antoine, Robin, Geert, Romaine, Maarten, Lionel.
- 2 toegetreden leden: David, Loraine wensen effectief lid te worden.
- De 2 toegetreden leden worden door de raad van bestuur aanvaard als effectieve leden.
Enkel effectieve leden zijn stemgerechtigd.
- Er zijn geen effectieve leden vertegenwoordigd door volmachthouders.
- Er zijn 13 effectieve leden aanwezig op de vergadering, daarmee is meer dan de helft van de stemgerechtigde leden aanwezig
- Aangezien er geen statutaire wijzigingen zijn volstaat voor alle beslissingen een gewone meerderheid, t.t.z. 7 stemmen.
Activiteiten
De algemene vergadering (AV) begint om 13:15 met een openingswoord door Maarten. Hij geeft een overzicht van de bijzonderste activiteiten: Voorbereiding Wiki Loves Art, voorbereiding Wikiducation, Mundaneum van Mons, Soima, samenwerking met FOSDEM, Constant, Open Knowledge Belgium, GLAM-projecten en lokale instellingen, opleidingen "Hoe schrijf ik voor Wikipedia", samenwerking met WMNL, opleiding van het bestuur (hoe omgaan met pers, radio en televisie), publicatie van 2 brochures in 3 talen, de nieuwe web site. Zie verder op de website voor de volledige lijst, met omschrijving, en foto's.
We hebben 50 toegetreden leden.
Brochures uitgegeven door Wikimedia België in 2015:
- Paul Klimpel, Vrije kennis gebaseerd op creative commons-licenties. Waarom een niet-commerciële clausule vaak niet aan je behoeften voldoet. (in drie talen)
- Hoe u succesvol kunt samenwerken met Wikipedia. Een gids voor galerieën, bibliotheken, archieven en musea. (in drie talen)
Financieel verslag
In 2015 waren er discussies met de Foundation (WMF) over de budgetten. Het duurde tot eind november vooraleer een beslissing over het 2015-S2 budget werden genomen. De afkeuring van deze grant door WMF betekende dat de aangegane engagementen voor SOIMA te bedrage van €4.190,10 op een andere manier moesten worden gefinancierd, hiervoor hebben we €1500 ontvangen van andere chapters, en moesten er rapporten worden gemaakt voor het verantwoorden van het gebruik van 3875 € overblijvende fondsen van 2015-H1. Het grootste deel van dit gebruik was echter voor de uitgestelde uitvoering van activiteiten voorzien in het budget 2015-H1. Ook het gebruik van de fondsen voor de geplande deelname als partner aan SOIMA 2015 werd goedgekeurd.
We hebben 2 brochures in 3 talen gepubliceerd, beschikbaar in het depot van de nl:Koninklijke Bibliotheek van België, ten bedrage van €5.894,11. De vrees bestond dat we hiervoor het toegekende budget hadden overschreden, echter deze kosten vallen binnen de voorziene budgetten van Wiki Loves Art 2016. Ook WMF had hierover vragen en voorlopig is er overeengekomen dat we geen vooraf geplande drukwerken in het periodieke budget opnemen. We gaan bestaande brochures gebruiken van de WMF of andere chapters, ofwel elektronische documenten ter beschikking stellen via onze web sites (of nl:Wikimedia Commons). Projecten die brochures nodig hebben moeten de kosten daarvoor expliciet in hun budget opnemen.
We willen de nadruk leggen op actieve leden. Daarom wordt aan toegetreden leden gevraagd om actief bij te dragen aan één of meerdere projecten van de Wikimedia Foundation.
€32 werd verzameld via het geven van een opleiding Wikipedia, organsiatie die een financiele bijdrage kunnen leveren voor de door WMBE gegeven opleidingen zullen daartoe worden uitgenodigd.
Lionel stelt een vraag over de giften aan de Foundation. Hij wil weten of chapters wel degelijk voldoende worden ondersteund door de Foundation. Maarten antwoordt dat leden ook rechtstreeks een gift aan WMBE kunnen doen. Informatie hierover staat op onze web site.
Meer details over de financiële rapportering staan ter beschikking op de interne web site en zijn toegankelijk voor de raad van bestuur, projectleiders, en adviseurs.
Er zijn verder geen vragen.
Kwijting
Het financieel verslag wordt unaniem aanvaard door de AV.
Kwijting van het bestuurders wordt unaniem goedgekeurd.
Verkiezing nieuw bestuur
Verkiezing van het nieuwe bestuur
Bestuurders worden verkozen voor een periode van 2 jaar, de voorzitter wordt ieder jaar opnieuw verkozen. Maarten, Dimi en Antoine geven hun ontslag als bestuurslid. Wij danken hen voor hun geleverde inzet tijdens het oprichten en het vorm geven van de vereniging in het eerste jaar van zijn bestaan. Vier bestuursleden blijven in functie voor het volgende jaar: Derek, Alberto, Geert, Romaine. Zij geven te kennen om hun huidige functie verder te willen zetten. Er zijn 2 nieuwe kandidaten: Loraine, Robin. Stefano heeft zijn kandidatuur teruggetrokken omdat hij in het buitenland zal verblijven en het dus moeilijk is om regelmatig aanwezig te kunnen zijn op de bestuursvergaderingen.
De AV gaat akkoord met het voorstel van het vorige bestuur om het aantal bestuursleden te beperken tot 6, wat moet leiden tot een meer dynamische ploeg, en een betere communicatie en een vlotter beslissingsproces. Er blijven 4 bestuursleden in functie en er zijn 2 nieuwe kandidaten; de 6 bestuursleden worden aldus door de AV unaniem aanvaard.
Alberto geeft te kennen dat zijn functie niet toelaat om voorzitter te worden. De 2 nieuwe leden van het bestuur willen nog niet de verantwoordelijkheid dragen om voorzitter te zijn. Derek en Romaine willen hun huidige functie behouden. De AV verkiest aldus Geert tot voorzitter, Geert geeft te kennen om zijn functie van secretaris te willen doorgeven, waarbij Robin aanvaardt voor de functie van secretaris en communicatieverantwoordelijke. Loraine aanvaardt de functie van Women affairs coördinator.
Hier volgt het verkozen bestuur voor 2016:
| Naam | Functie |
|---|---|
| Geert | Voorzitter |
| Derek | Schatbewaarder en WMF contact |
| Alberto | Contacten met nationale instellingen |
| Loraine | Vrouwengelijkheid |
| Robin | Secretaris en ledencommunicatie |
| Romaine | Wikimedia community en projectcoördinator |
Wij verwelkomen Loraine als eerste vrouwelijke bestuurder van Wikimedia België.
Het bestuur heeft een wettelijk geregelde verantwoordelijkheid, zoals beschreven in de statuten van de vereniging en in de wet "vzw". Verder kunnen we functies buiten het bestuur voorzien zoals:
- Projectleiders:
Er wordt een oproep verstuurd via de mailing list om kandidaat projectleiders een gemotiveerd voorstel te laten maken over het project dat ze willen organiseren. Mogelijke projecten: Wiki Loves Monuments, scannen en archiveren van documenten in Wikisource
- Aanvaarden de functie van adviseur: Maarten, Dimi, Antoine
- Maarten wordt de adviseur die de voorzitter ondersteund onder meer in verband met de relatie met de Foundation;
- Dimi blijft zijn functie Liaison International Institutions uitoefenen, hij blijft ook verantwoordelijk voor het kantoor;
- Antoine gaat samen met Lionel onze werking richting de franstalige gemeenschap uitbouwen
Budgetten
Voor het aanvragen en motiveren van budgetten (grants) worden de volgende categorieën onderscheiden:
| Budget type | Omschrijving | Doel |
|---|---|---|
| APG | Annual Plan Grants | Langlopende projecten |
| PEG | Projects and events with impact on Wikipedia | Specifieke projecten van minder dan een jaar |
| IEG | Individual Engagement Grant | Individuele en specifieke activiteiten |
| TPS | Travel and Participation support | Reisbeurs voor het bijwonen van internationale bijeenkomsten van WMF |
De budgetten voor S2 2016 moeten in de volgende maanden worden uitgewerkt.
De vergadering wordt afgesloten om 17:00.