General Assembly 2023

APPROVED

Wikimedia Belgium (WMBE) invites all effective members to the General Assembly.

Logo Wikimedia Belgium

If you can't be present, you can give a proxy for another member.

Some of you hold a proxy for another member.

Only effective members can vote.

Venue

Saturday 29/04/2023 at 14:00 (sandwich meal at 13:00) Amazone, Middaglijnstraat 10 Middaglijnstraat 10, 1210 Sint-Joost-ten-Node

Mandatory registration (closed now)

Introduction

De vergadering begint om 14:00 uur.

Meeting administration

• Chair of the meeting: Geert Van Pamel
• Vote counter: Frans Grijzenhout
• Note taker: Geert Van Pamel

Presence

Deelnemers aan de algemene vergadering in volgorde van inschrijven:

Stemgerechtigd

1. Geert Van Pamel
2. Mike Nicolaye
3. Frans Grijzenhout
4. Luk Vollon
5. Dominique Labar
6. Lionel Scheepmans
7. Antoine Motte dit Falisse
8. Rony Vissers

Effectief lid worden

Het huidig bestuur aanvaardt de volgende effectieve leden:

1. Norbert Matheuwezen
2. Rotsaert Roland

Volmachten

1. Sam Donvil aan Dominique Labar
2. Gereon Kalkuhl aan Frans Grijzenhout

Niet stemgerechtigd

1. Fidel Santiago (nieuw lid)

Counting	Result
Count of presence	10
Count of proxies	2
Associate member	1
Total represented	12
Ordinary majority	7

Activities in 2022

Geert presents an overview of the Wikimedia activities in 2022.

• Activities/2022

Approval of the Annual Accounts 2022

Geert gives feedback on the annual accounts and the financial statements.

Nieuwigheden:

• Split calendar year - project year
• Evolutie van de balans

Overzicht Fonds Vrienden van:

• Het comité bedankt voor de giften voor Fonds Vrienden van
• Projectfondsen op de zichtrekening: lopende projecten Vrienden van: KOERS en Amazone (€ 9.600)

Financiële handelingen:

• Automatic direct debit fraud: risico met de nieuwe Europese SEPA-domiciliëring procedures

Op 17 augustus 2022 werd er een onterechte automatische direct debit afhouding gedaan van 3190 €. Op 17 september 2022 werd dit bedrag teruggestort, en deze externe bankrekening werd geblokkeerd.

De voorzitter heeft op 21 september 2022 een aangifte gedaan via het centraal meldpunt van het Ministerie van economie https://meldpunt.belgie.be. De overheid zorgt dan voor het doorsturen naar de gepaste diensten... we hebben hierover sindsdien geen reactie meer gekregen... het is wel verontrustend dat "om het even wie" zomaar 1000en euro's van een bankrekening kan afnemen, zonder enig spoor van een offerte of een andere transactie...

Jaarrekening:

• Annual Accounts 2022
• Financial report 2022

Jaarrekening Wikimedia België 2022 - Verslag van de controlecommissie 19 april 2023

Samenstelling commissie

De commissie bestond uit Antoine Motte dit Falisse en Frans Grijzenhout.

Oordeel van de commissie

De commissie had volledige inzage in de boekhouding. De commissie vond geen afwijkingen in de rekeningen en adviseert de algemene vergadering het bestuur kwijting te verlenen voor het boekjaar 2022.

Werkzaamheden

1. De saldi van de bankrekeningen per 31 december 2021 zijn geverifieerd. De saldi komen overeen met de bankafschriften.
2. De ontvangsten 2021 zijn gecontroleerd. De boekingen komen overeen met de bankafschriften.
3. De uitgaven 2021 zijn gecontroleerd door middel van steekproeven. De gecontroleerde boekingen komen overeen met de ingediende declaraties en facturen.
4. Controle samenstelling WMF subsidie 2021. In 2022 is het teveel aan ontvangen subsidie € 8111,44 terugbetaald door middel van een inhouding op de subsidie 2022. nb. Het bedrag van € 8111,44 was al als verplichting opgenomen op de balans per 31-12-2021.
5. Controle samenstelling WMF subsidie 2022. € 40.000 toegezegd. Hierop is € 8111,44 ingehouden. Ontvangen is dus € 31.888.56. De uitgaven die uit de subsidie mogen worden betaald bleven achter. Op de balans per 31-12-2022 is daarom een verplichting naar het WMF opgenomen van 25.098,25 voor te veel ontvangen subsidie.
6. In 2022 is € 9.600 ontvangen van het Fonds Vrienden van Wikimedia België. Dit fonds wordt beheerd door een comité van de Koning Boudewijnstichting. Het bedrag is opgenomen op de balans onder liquide middelen. Het geld wordt na oplevering van de projecten doorgestort naar de betreffende Wikimedian in Residence projecten.

Algemene suggesties

1. Een suggestie van de controlecommissie naar aanleiding van de jaarrekening 2021 is dit jaar doorgevoerd. Het boekjaar van de subsidies van WMF en van de ontvangsten en uitgaven van WMBE zijn gelijk getrokken en worden nu over dezelfde periode (1 jan - 31 dec) gepresenteerd.
2. Een tweede suggestie is nog niet geëffectueerd: Door omstandigheden heeft het bestuur van WMBE geen apart bestuurslid met verantwoordelijkheid voor de financiële zaken en worden alle taken die verband houden met de financiën uitgevoerd door de voorzitter. Vanuit het oogpunt van scheiding van verantwoordelijkheden (good governance) is dit ongewenst. De controlecommissie doet een dringend beroep op de ALV om over te gaan tot uitbreiding van het bestuur en roept leden op om zich kandidaat te stellen. In een breder samengesteld bestuur kan dan ook de functiescheiding weer in ere worden hersteld.

Approval of financial statements

De jaarrekening wordt eenparig goedgekeurd.

Discharge of the board

Het bestuur krijgt kwijting met eenparigheid van stemmen.

Approval of the budget 2023

Geert presents an overview of the budget and the activities in the first half year of 2023 and adds an outlook for the second half of 2023. We received from WMF a grant of 40.000 € for 2023. Details:

• Grants:Programs/Wikimedia Community Fund/Wikimedia Belgium Yearly grant 2023
• Activities 2023

Het budget wordt eenparig goedgekeurd.

Board elections

Association rules

• A mandate as Board member is valid for 2 years
• The Chair needs to be re-elected every year
• The number of Board members is between 3-6; Board decision 2015-12-05 approved at the 2016-01-23 General Assembly
• Effective members can become a Board member after being candidate board member, and after election by the GA
• Associate members can become effective member, after 6 months being associate member, upon request, and after approval by the Board

Ontslagen

Mike Nicolaye en Sam Donvil hebben aangegeven ontslag te willen nemen. Wikimedia België bedankt hen om de voorbije jaren ten dienste gestaan te hebben. Zij worden aanvaard als adviseur van het bestuur.

Candidates

Can continue their 2^nd year Board member without re-election:

• Dominique Labar

Up for re-election:

• Geert Van Pamel (Chair)

Candidate Board members:

• Norbert Matheuwezen is kandidaat-bestuurder.

Wanted - Board members for Wikimedia Belgium.

Board election 2023

Het nieuwe bestuur wordt met eenparigheid van stemmen gekozen.

Voting by the General Assembly

Voting by the General Assembly

Statement	Yes	No	Abstention
Approval of the Annual accounts 2022	12	0	0
Agree to Discharge the board 2022	12	0	0
Approval of the Budget 2023	12	0	0
Approval of Board member Geert Van Pamel	12	0	0
Approval of Board member Norbert Matheuwezen	12	0	0

Andere onderwerpen

Communicatie

Iedere dinsdagavond van 19:00-21:00 heeft er een informele virtuele bijeenkomst plaats via Spatial Chat waar sympathisanten van Wikimedia België kunnen aan deelnemen.

Onderwijsinstellingen

Universiteiten, hogescholen, en humaniorascholen gebruiken meer en meer Wikipedia als tool om studenten te leren hoe artikelen te schrijven.

GLAM

Deze zomer zullen we diverse fotowedstrijden organiseren: Wiki Loves Heritage, Wiki Loves Living Heritage (Levend erfgoed), Wiki Loves Monuments. De erfgoedcel Pajottenland Zennevallei gaat een lokale campagne voeren.

Nieuwsbrief

Het partnership Slowby vermelden in de nieuwsbrief.

Leden

We hebben meer vrouwelijke leden en effectieve leden nodig:

• Lijst “Vrienden van” op Wikipedia
• Google Form

Onkostennota’s

Deelnemers aan de algemene vergadering kunnen een onkostennota indienen.

De vergadering wordt om 16:00 uur gesloten